Admirând funduri de cameramani sau „înghiţind” întrebări-fluviu de la unul singur! / Ghid de organizare a unei conferinţe de presă

În plină precampanie electorală, politicienii nemţeni mai oferă un exemplu de nepricepere: orgnizarea unor conferinţe de presă în care respectivele evenimente o iau serios pe arătură în comparaţie cu modelele de bune practici.

Că nu-şi dau seama (sau tratează cu indiferenţă faptul) că şi un astfel de eveniment trebuie să fie unul serios, bazat pe reguli clare de organizare nu e doar o dovadă de incompetenţă (până la urmă, efectele unei organizări deficitare se vor îndrepta chiar împotriva lor) ci şi un încă un exemplu de aroganţă specifică.

Vestea.net le oferă organizatorilor de astfel de evenimente din Neamţ un ghid practic de realizare a unei conferinţe de presă (utilizat de un minister din Guvernul României, inspirat din practica în domeniu dar şi din Ghidurile Regio pentru identitate vizuală) cu speranţa că îşi vor îmbunătăţi nu doar respectul arătat faţă de reprezentanţii mass-media (adică, indirect, faţă de cititori şi telespectatori) ci şi rezultatele de comunicare pe care le doresc.
Înainte de publicarea ghidului, dăm doar câteva exemple de „AŞA NU”, cu menţiunea că mai jos (în ghid) regulile încălcate de politicienii nemţeni sunt menţionate cu roşu.

-Discutând printre picioarele de trepied sau ale cameramanilor. Din păcate, e vorba de un fenomen deja, pe cât de des întâlnit, pe atât de idiot: camere tv plantate în faţa mesei sau tribunelor la care se află vorbitorii, jurnaliştii care adresează întrebări şi cei care le răspund neavând contact vizual direct ci, cel mult, putând să-şi vadă o bucată de faţă sau un ochi, printre camerele tv, printre picioarele de la trepiede. Şi printre fundurile cameramanilor. Un astfel de exemplu s-a consumat şi zilele trecute când, în sala de şedinţe de la PSD Neamţ (tip vagon, ca desen), unii onorabili cameramani au postat camerele video… inclusiv pe masa lungă. Adică între gazde şi reporterii aşezaţi de-a lungul mesei de şedinţe. Cu chiu cu vai, unii au înţeles aberaţia şi au dat jos tehnica de pe masă dar fireşte că a existat şi o excepţie de la regulă care a obligat astfel la fotografii cu politicieni cu faţa brăzdată de picioare de trepied!

-Regula celor 2 întrebări! Este şi cutumă şi regulă scrisă ca la o astfel de întrunire, după prima parte (cea în care gazdele prezintă subiectele zilei), la sesiunea de întrebări, fiecare reporter să adreseze maxim două. După ce şi ceilalţi jurnalişti – care doresc, evident – îşi adresează propriile întrebări, dacă vreunul mai are un sac de chestionări e fix problema lui dacă îşi continuă „norma” sau, de ce nu, dacă realizează un interviu dedicat. Excepţiile de la regulă arată ca la conferinţa de presă de azi de la PNL unde, cu 3 oameni la tribune, a ţâşnit perla „Am şi eu câte 2 întrebări pentru fiecare invitat!”. Uau, deci 6 întrebări de la un singur purtător de cameră video.

-Conferinţe de presă în… debara! Închirierea unei săli decente pentru o conferinţă de presă costa vreo 200 de lei. O sumă ultra-rezonabilă pentru un partid sau politician care se pretinde serios! Şi nu e musai să închiriezi vreo sală de la vreun hotel, pot fi şi alte variante: separeu generos la un restaurant, săli de şedinţe de la CJ sau Primărie etc. Modelul pe invers l-a reprezentat în ultimii ani fostul preşedinte de la PLR Neamţ, Ioan Asaftei, care organiza astfel de conferinţe într-un spaţiu de la parterul unui bloc, în spatele Centrului Comercial Petrodava. Închipuiţi-vă ca într-o cameră de la bloc, 5-6 camere tv, numărul aferent de camerameni plus alţi 6-7 reporteri. Plus masa la care era Asaftei şi alţi 1-2 colegi de partid (pe post de mobilier, ca nu prea apucau să vorbească).

Toate cele de mai sus ţin de organizatori. Da, sunt episoade jenante create chiar de unii din presă dar e rolul organizatorilor (comunicatori, purtători de cuvânt, lideri de partide) să regleze astfel de disfunţionalităţi. Şi să înţeleagă că o conferinţă de presă chiar e o chestiune serioasă, nu se rezumă doar la a trimite un mail la redacţii, să vină jurnaliştii să te filmeze, pozeze, asculte ce frumos vorbeşti, indiferent de cât respect le araţi tu, mare politician în viaţă.

Mai jos, un ghid de bune practici în organizarea conferinţelor de presă. Dacă va şi vea cine să-l citească şi să-l mai şi înţeleagă pe la partide, ar fi mai bine… 

CONFERINŢA DE PRESĂ

Conferinţa de presă este unul dintre cele mai bune mijloace pentru a se crea transparenţă instituţională. Este un bun prilej de a se comunica informaţii importante, oferindu-se posibilitatea ca ziariştii să adreseze întrebări şi să li se răspundă în acelaşi cadru.

Conferinţa de presă nu trebuie confundată cu briefingul, care este o întâlnire scurtă cu presa, dedicată abordării unei singure probleme.

Se întâmplă, însă, ca ziariştii să fie chemaţi pentru un briefing, iar pe parcurs aceştia să observe că este vorba de o conferinţă de presă cu câte trei, patru invitaţi, unde se discută mai multe probleme, iar timpul alocat este mult peste limita unei ore, ceea ce este cu totul contraindicat.

Înaintea organizării unei conferinţe de presă, trebuie să reflectăm asupra următoarelor:

  • Care sunt mesajele de transmis?
  • Când veţi deţine toate informaţiile necesare? (răspunsul determină stabilirea evenimentului)
  • Ce grupe de public trebuie informate?
  • Subiectul interesează îndeajuns pentru provocarea de întrebări? Există lucruri noi de aflat? Putem trezi suficient interes pentru a chema jurnaliştii? Sau este suficient să transmitem un comunicat de presă?
    * Cine conduce conferinţa de presă? De regulă, purtătorul de cuvânt sau şeful structurii de presă care are rol de moderator.
    În timp se poate acumula o tensiune agresivă în mass-media cu privire la un subiect, iar oconferinţă de presă poate detensiona situaţia.

Momentul organizării

Nu este indicat să-i chemăm pe ziarişti la primele ore ale zilei, dar nici foarte târziu (de regulă, cel mai potrivitinterval pentru organizarea unei conferinţe de presă este cuprins între orele 11:00-13:00) pentru ca mesajul să poată fi preluat de către mass-media, eventual de mai multe ori în cursul zilei respective.

Trebuie analizate agenda media şi agenda evenimentelor zilei – pentru a identifica dacă alte acţiuni publice sunt programate în ziua când intenţionaţi să organizaţiconferinţa de presă.

Conferinţa de presă nu trebuie organizată în cazul în care sunt întrebări pe care le-ar putea pune ziariştii în legătură cu problematica abordată şi la care nu doriţi să răspundeţi. 

Invitarea jurnaliştilor

Pentru a ne asigura de prezenţa ziariştilor, invitaţiile se vor trimite cu cel puţin o zi înainte. Invitaţia trebuie să cuprindă următoarele date:

  • ziua şi ora desfăşurării conferinţei;
  • subiectul;
  • locul unde va avea loc evenimentul;
  • cerinţele de legitimare, atunci când se solicită altceva decât legitimaţia de ziarist.

În cazul în care conferinţa de presă este de o importanţă cu totul aparte, se impun măsuri suplimentare de siguranţă, verificându-se telefonic dacă ziariştii au aflat de conferinţă. 

Locul unde se desfăşoară conferinţa

Trebuie să existe spaţiu suficient pentru instalarea camerelor de filmat, a microfoanelor sau a reportofoanelor. De asemenea, este necesar să existe posibilitatea ca fotoreporterii să-şi desfăşoare activitatea nestingheriţi. Locul unde se instalează camerele trebuie ales cu atenţie, astfel încât să fie asigurată vizibilitatea şi pentru camerele video dar şi contactul vizual între jurnaliştii care adresează întrebări şi gazdele care răspund. De asemenea, trebuie avut în vedere că anumite televiziuni vor dori să transmită în direct evenimentul, motiv pentru care trebuie asigurate condiţiile tehnice necesare. În cazul în care conferinţa de presă se desfăşoară în altă parte decât locul obişnuit, comunicatorul/purtătorul de cuvânt trebuie să viziteze sediul respectiv pentru a pune la punct toate detaliile. 

Cine conduce conferinţa de presă?

De regulă, acest rol revine purtătorului de cuvânt, cel care are (sau ar trebui să aibă) calităţile unui bun moderator, îi cunoaşte foarte bine pe ziarişti, stăpâneşte regulile desfăşurării unei asemenea întâlniri cu presa. Sunt, însă, şi situaţii în care sarcina îi revine şefului instituţiei, cel care cunoaşte cel mai bine problematica ce va fi discutată. De asemenea, prin participarea şefului, se lasă impresia că are loc o întâlnire mai importantă decât de obicei. În astfel de situaţii, aşteptările jurnaliştilor sunt mai mari, iar valoarea informaţiei transmise trebuie să fie pe măsură. Atunci când acest orizont de aşteptare nu este atins, imaginea şefului respectivei instituţii are de suferit. Din acest motiv, este indicat ca ofiţerul de presă (purtătorul de cuvânt) să-şi determine şeful să nu exagereze cu apariţiile publice, fiind nevoie ca acestea să fie justificate de motive întemeiate. 

Pregătirea invitaţilor

Este sarcina celui care conduce conferinţa de presă (a purtătorului de cuvânt) să-şi pregătească invitaţii din vreme. El este cel care îi pune în temă cu specificul unei asemenea activităţi, cu întrebările ce li se pot adresa, cu comportamentul pe care trebuie să-l adopte în relaţiile cu ziariştii prezenţi şi, nu în ultimul rând, cu timpul pe care îl au la dispoziţie.

Se va aloca un timp mai mare invitaţilor care nu au mai participat niciodată la o conferinţă de presă, precum şi celor care au de comunicat probleme mai importante. Pe parcursul desfăşurării acesteia, dacă invitaţii au trac sau sunt puşi într-o situaţie delicată de unii ziarişti, moderatorul este cel care le oferă, din proprie iniţiativă, o mână de ajutor pentru a se depăşi momentul delicat. 

Durata

„Conferinţele-maraton” nu servesc interesului unei instituţii. Prezentarea unor evaluări lungi, nestructurate, cu date nerelevante sau cantonarea în răspunsuri generale, ce ocolesc cu foarte multă abilitate problema vizată, sunt practici contraproductive şi nu aduc niciun beneficiu în plan mediatic.

Comunicatorul trebuie să aibă abilitatea de a-l informa pe şeful instituţiei (sau alte persoane care sunt invitate la conferinţa de presă) că timpul în care poate expune o problemă este limitat şi că orice exagerare poate fi amendată de jurnalişti. Dacă ziariştii consideră expunerea/prezentarea plictisitoare, pot părăsi sala, creând o situaţie jenantă.

Durata unei conferinţe de presă poate varia de la 35-40 de minute, până la maxim o oră. 

Întâmpinarea ziariştilor

Deşi ar putea fi considerată o problemă minoră, practica ne demonstrează că nu este chiar aşa.

Este foarte important să avem persoane care să se ocupe de primirea ziariştilor, îndrumându-i politicos şi oferindu-le toate informaţiile de care au nevoie, inclusiv materialele documentare (mapele de presă). Ziariştii care participă la conferinţă trebuie înscrişi într-un tabel, care va cuprinde: numele jurnalistului, canalul media, datele de contact.

Sunt situaţii când, din diferite motive, se schimbă locul în care, în mod normal, avea loc întâlnirea cu presa. Într-o asemenea situaţie trebuie să avem suficienţi oameni pentru a-i conduce pe ziarişti acolo unde se va desfăşura evenimentul mediatic.

Organizatorii trebuie să ţină seama de faptul că ziariştii au nevoie de un anumit timp pentru a-şi pregăti tehnica (mai ales televiziunile). De aceea, trebuie să le permitem jurnaliştilor să intre în sală din timp. Altfel, se va crea o stare de nemulţumire generală (atât a vorbitorului, cât şi a ziariştilor), care nu va conveni nimănui. 

Desfăşurarea unei conferinţe de presă

Indiferent de instituţia care organizează conferinţa, aceasta trebuie să ţină seama de un anumit sinopsis. Etapele care vor fi prezentate mai jos se parcurg exact în ordinea în care sunt redate. 

Salutarea ziariştilor

Purtătorul de cuvânt/persoana desemnată să modereze conferinţa de presă este cel/cea care adresează formula de salut. Aceasta poate fi: „Doamnelor şi domnilor ziarişti, bună dimineaţa/ziua şi bine aţi venit la conferinţa de presă a…!”. Formula de întâmpinare trebuie rostită pe un ton agreabil, care să arate plăcerea unei reîntâlniri şi nu corvoada unei noi sarcini pe care şeful a încredinţat-o purtătorului de cuvânt. 

Anunţarea temei şi a duratei

Cu toate că a fost precizată şi în invitaţia scrisă, tema întâlnirii se anunţă imediat după cuvintele de salut. 

Prezentarea invitaţilor

Se face printr-o formulă de genul: „Vă rog să-mi permiteţi să-i prezint pe invitaţii noştri de astăzi…”. Dacă sunt mai mulţi, invitaţii se prezintă în ordinea importanţei lor, dacă aceasta este şi cea a luărilor de cuvânt.

Invitaţii sunt prezentaţi în mod politicos, fără familiarisme care ar putea exista între aceştia şi comunicatorul sau între ei şi presă. De asemenea, se citeşte înainte numele, apoi funcţia.

Pentru economie de timp, nu se lungeşte prea mult acest moment de introducere. Dacă au nelămuriri asupra identităţii celor prezenţi, ziariştii vor întreba ulterior, în cazul în care numele nu sunt prezentate în mapa de presă.

De asemenea, fiecare invitat poate avea numele şi funcţia afişate la prezidiu. 

Începerea conferinţei

Purtătorul de cuvânt anunţă începerea propriu-zisă a conferinţei cu o frază de genul: „Pentru a prezenta subiectul…, dau cuvântul domnului…”. Pe parcursul desfăşurării conferinţei, purtătorul de cuvânt controlează îndeaproape „ostilităţile”, intervenind acolo unde este cazul şi având grijă ca timpul final să nu fie (mult) mai mare decât cel anunţat iniţial. De asemenea, cel care conduce conferinţa este responsabil de modul în care se împarte timpul între invitaţi (în cazul în care sunt mai mulţi). 

ÎNTREBĂRI ŞI RĂSPUNSURI – REGULI DE BAZĂ

După ce invitatul/invitaţii şi-au încheiat prezentările,moderatorul invită ziariştii să adreseze întrebări, printr-o formulă de genul: „Doamnelor şi domnilor, aşteptăm întrebările dumneavoastră. În acest sens, vă rog să folosiţi microfoanele, să vă prezentaţi şi să vă limitaţi la cel mult două întrebări consecutive. Vă mulţumesc pentru înţelegere”.

Unii ziariştii sunt tentaţi să monopolizeze dialogul, iar unii dintre ei au mai multă „putere de penetrare”. Este sarcina moderatorului să ofere şi altora posibilitatea de a formula întrebări.

Totodată, cu prilejul pregătirii invitaţilor, li se va recomanda acestora să răspundă cât mai direct laîntrebări, să nu dea răspunsuri pripite şi neconforme cu realitatea şi, indiferent de cât de tendenţioase li se par întrebările, să nu intre în conflict cu ziariştii.

Nimic nu este mai neplăcut decât un oficial care nu îşi poate controla nervii, năpustindu-se asupra presei. 

Anunţarea apropierii de final

Pentru a-i avertiza pe jurnalişti că timpul se apropie de final, persoana care conduce conferinţa de presă va folosi o formulă, cum ar fi: „Vă rog să adresaţi ultimele două (trei) întrebări”. 

Anunţarea ultimei întrebări

Deoarece există şanse ca avertizarea făcută anterior să nu fie luată în seamă, îndeosebi atunci când spiritele s-au încins, este indicat un anunţ suplimentar: „Ultima întrebare, vă rog!” 

Mulţumiri pentru ziarişti

Se utilizează formula: „Doamnelor şi domnilor, din păcate timpul destinat conferinţei noastre de presă a expirat. Vă mulţumesc pentru amabilitatea de a fi dat curs invitaţiei noastre şi vă aşteptăm şi cu alte ocazii.”

La finalul conferinţei de presă trebuie urmate aceleaşi reguli de ospitalitate ca şi la început. Abandonarea ziariştilor pe culoarele instituţiei poate lăsa impresia că, odată ce au consemnat evenimentul, soarta lor nu mai interesează pe nimeni. Este o situaţie care poate influenţa negativ relaţiile viitoare cu presa.

Totodată, trebuie acordată atenţie jurnaliştilor care au anumite doleanţe. Unii, cei care au întârziat, nu au primit mapa de presă. Alţii nu au înţeles exact cum se numesc invitaţii sau doresc informaţii care nu au fost oferite în cadrul conferinţei. În fine, sunt cazuri când unii dintre ziarişti îşi manifestă dorinţa de a realiza interviuri cu persoane care nu au fost prezente la întâlnirea cu presa. 

Dosarele de presă

Fiind limitată în timp, conferinţa de presă nu permite să fie transmise toate informaţiile pe care instituţia doreşte să le comunice mass-mediei. Acesta este motivul pentru care ziariştilor li se pregătesc dosare sau mape de presă.

Un asemenea dosar este compus din:

  • buletinul informativ/comunicatul de presă;
  • fotografii care ilustrează situaţiile prezentate;
  • copii ale discursurilor;
  • statistici;
  • numele şi funcţiile exacte ale invitaţilor.

Un dosar de presă nu trebuie să impresioneze prin grosime. El nu va conţine materiale care nu interesează presa. De asemenea, se recomandă ca dosarele/materialele incluse să fie personalizate pentru fiecare conferinţă de presă, evitându-se includerea repetată a aceloraşi informaţii.

Mapa de presă poate fi dată la începutul conferinţei sau la final. Atunci când unul dintre ziarişti nu poate participa la conferinţa de presă, vom avea grijă să primească la redacţie toate materialele prin poşta electronică.

După conferinţa de presă, înregistrarea acesteia trebuie pusă pe pagina de internet a instituţiei în cel mai scurt timp pentru a fi disponibilă unui auditoriu cât mai larg.

Totodată, materialele din mapa de presă trebuie trimise pe e-mail tuturor jurnaliştilor.

Rezolvarea unor situaţii neprevăzute

Cu toate măsurile luate, pot interveni şi situaţii neprevăzute care impun prezenţă de spirit pentru a putea fi depăşite cu bine. Una dintre cele mai neplăcute situaţii este absenţa unuia sau, după caz, a singurului invitat. Pentru a se evita situaţiile neplăcute, purtătorul de cuvânt trebuie să se asigure, din timp, de participarea persoanei aşteptate de presă. Dacă apare o situaţie cu totul neprevăzută (de ultimă oră) este de preferat să se găsească un înlocuitor.

O altă situaţie cu care se pot confrunta organizatorii unei conferinţe de presă este prezenţa puţin numeroasă a jurnaliştilor. Explicaţiile pot fi multiple: la aceeaşi oră, se organizează un alt eveniment public (de care propria structură de presă nu a ştiut); a fost aleasă o zi sau o oră nepotrivită; tema conferinţei de presă nu interesează massmedia (situaţia cea mai gravă). Indiferent de motiv, cel care conduce conferinţa trebuie să se poarte detaşat, fără a arăta că este afectat de absenţa ziariştilor. Acelaşi spirit trebuie insuflat şi invitaţilor. 

V.N.

Nota Bene – din respect faţă de cititorii pe care-i reprezentăm la astfel de întâlniri, vestea.net nu va mai accepta niciun fel de rabat de la normele minime de organizare a unei conferinţe de presă. Aşa că anunţăm public că, indiferent cine organizaează astfel de conferinţe, în momentul în care nu este oferită ideea de respect reciproc pentru toţi participanţii, vom proceda aşa cum credem de cuviinţă. Adică fie vom publica numai poze în care în prim-plan se observă fundurile cameramenilor şi trepeidele din dotare dacă nu este asigurat un contact vizual minim între gazde şi reporteri, fie ne vom ridica şi pleca când vreun ziarist de casă confundă conferinţa de presă cu interviul şi începe să turuie întrebări precum seriale de telenovele.

P.S. – Despre cum îşi numesc unii şefi de partide sau de instituţii purtătorii de cuvânt, într-un articol viitor.

3 thoughts on “Admirând funduri de cameramani sau „înghiţind” întrebări-fluviu de la unul singur! / Ghid de organizare a unei conferinţe de presă

  1. Precizările privind modul organizare a conferințele de presă,sunt reguli care țin de respectul de sine și de cei care participă la astfel de evenimente!

  2. Deci dumneavoastră doriți să conduceți un județ, dar nu puteți organiza nici o conferință?

Comments are closed.